Checklist: een feest organiseren in 8 weken

Een feest organiseren wordt pas stressvol als je te laat begint. Deze feest organiseren checklist zet week voor week op een rij wat er moet gebeuren, van de datum prikken tot het moment dat de eerste gasten binnenlopen. Print 'm uit, vink af, en geniet straks van je eigen feest.

8 weken vooraf

De basis. Alles wat je nu regelt, geeft rust in de weken erna.

• Prik de datum (check eerst even bij de allerbelangrijkste gasten of ze kunnen)
• Maak de gastenlijst (en bepaal meteen: met of zonder kinderen, met of zonder partners)
• Kies en reserveer de locatie: thuis, tuin, zaaltje of restaurant
• Bepaal een globaal budget: locatie, eten & drinken, entertainment, extra's
• Stuur een save the date, zodat iedereen de datum vrijhoudt. Met een Feastly save the date (€19) maak je in vijf minuten een persoonlijke digitale poster die je via WhatsApp deelt

6 weken vooraf

Nu de datum vaststaat, ga je de invulling bepalen.

• Kies een thema of stijl (of bewust niet, dat mag ook)
• Bedenk de grote lijnen van het programma: ontvangst, eten, hoogtepunt, afsluiting
• Regel catering of maak een plan voor zelf koken, en vraag nu al offertes op
• Check of je iets moet huren: statafels, geluid, verlichting, partytent
• Nog geen save the date verstuurd? Doe het nu: 6 weken is echt de ondergrens voor een goede opkomst

4 weken vooraf

Tijd om je gasten alles te vertellen wat ze moeten weten.

• Verstuur de echte uitnodiging met tijd, locatie en dresscode
• Zet alle info op een plek voor je gasten: programma, routebeschrijving, parkeren, verlanglijstje. Een feest-website (€49) bundelt dit allemaal op een persoonlijke pagina met aftelklok, zodat je niet twintig keer dezelfde appjes hoeft te beantwoorden
• Vraag gasten om voor een bepaalde datum te laten weten of ze komen
• Stel een verlanglijstje samen (of vraag om een bijdrage aan iets groots)
• Bevestig de catering en eventuele huurspullen

3 weken vooraf

Het programma krijgt vorm, en dan vooral het entertainment.

• Werk het programma uit per tijdsblok, met ruimte voor spontaniteit
• Regel het entertainment: muziek, speeches, en een activiteit die iedereen meetrekt. Een gepersonaliseerde pubquiz (€59) over de jarige of het feestvarken is de manier om alle generaties aan tafel te mengen
• Vraag een paar gasten om een speech, filmpje of bijdrage voor te bereiden
• Maak een muziekafspeellijst of deel 'm met gasten zodat ze nummers kunnen aanvragen
• Stuur een vriendelijke reminder naar iedereen die nog niet gereageerd heeft

2 weken vooraf

Van plan naar praktijk.

• Maak de definitieve gastenlijst op basis van de reacties
• Geef de definitieve aantallen door aan catering of locatie
• Maak een boodschappenlijst voor alles wat houdbaar is en sla vast in
• Vul je pubquiz met persoonlijke vragen: anekdotes, foto's uit de oude doos en inside jokes werken het best
• Regel hulptroepen voor de dag zelf: wie helpt met opbouwen, bar, opruimen?

1 week vooraf

De laatste puntjes op de i.

• Loop het draaiboek nog een keer door: wie doet wat, en wanneer?
• Check het weerbericht en maak een plan B als (een deel van) het feest buiten is
• Haal versiering, servies en decoratie in huis
• Update je feest-website met de laatste details (parkeertip, gewijzigde tijden)
• Bevestig alle afspraken nog even kort: catering, huur, hulptroepen

De dag zelf

Vandaag verzin je niets nieuws meer: vandaag voer je uit en geniet je.

• Doe 's ochtends de verse boodschappen en zet drank koud
• Bouw op met je hulptroepen: versiering, tafels, muziek testen
• Zet de quiz-link en het programma klaar zodat gasten meteen kunnen meedoen
• Plan een half uur voor jezelf om rustig om te kleden voordat de eerste bel gaat
• Leg je telefoon weg en geniet, de checklist is af

Alles in een keer regelen?

Van 50e verjaardag tot jubileum of afscheid: Feastly maakt van elke mijlpaal een persoonlijke online feestbeleving. Klaar in vijf minuten, niet in vijf dagen.

Wil je save the date, feest-website en pubquiz in een moeite door? De Feastly-bundel regelt alles tegelijk voor €99 (los €127). Meer lezen over feesten organiseren? Check verjaardag organiseren.